Un Portale Unico per supportare la gestione centralizzata dei servizi alla persona: è l’innovativa infrastruttura tecnologica su cui può contare il Policlinico Sant'Orsola Malpighi di Bologna, primo istituto di ricovero e cura a carattere scientifico interaziendale dell'Emilia-Romagna, un importante passo avanti per ripensare i servizi di supporto all’attività sanitaria.
Un sistema informativo centrale per la gestione e la tracciabilità dei servizi
Il Portale Unico, adottato da Progetto Sintesi, la società costituita per la gestione dei servizi alla persona del Policlinico da una associazione temporanea di imprese guidate da Rekeep, è stato implementato da Rekeep insieme ad eFM ed ha permesso di centralizzare e ottimizzare la gestione e il monitoraggio delle attività – dalla sanificazione al trasporto pazienti passando per il lavaggio di tessili e divise - migliorando significativamente la qualità delle prestazioni e contribuendo al benessere dei pazienti.
Il Portale Unico è un sistema digitale avanzato che consente al personale del Policlinico di interagire con Progetto Sintesi in modo efficiente ed integrato su tutti i servizi, gestendo l’insieme delle attività previste nell'appalto. Questo strumento agisce come un centro nevralgico e costituisce l’interfaccia tra i sistemi informativi dell’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Bologna (AOSP) con quelli utilizzati dai singoli fornitori per i diversi ambiti di attività, digitalizzando le procedure di governance.
Un approccio data-driven
La creazione del Portale Unico ha risposto, innanzitutto, alla volontà della Direzione del Policlinico di centralizzare e ottimizzare la gestione dei servizi di supporto all’attività sanitaria in modo da avere un unico interlocutore per una pluralità di servizi tradizionalmente affidati a fornitori diversi. Raggiungere questo risultato in un contesto ospedaliero complesso ha richiesto un sistema informativo in grado di integrare le necessità di servizi diversi e garantire la disponibilità delle informazioni tecnico-economiche utili per prendere decisioni più rapide e accurate e, soprattutto, un approccio data-driven, basato sui dati.
Tracciabilità completa dei servizi
L'obiettivo ulteriore del Portale Unico è la tracciabilità completa dei servizi di supporto alla persona. Ogni fase del servizio, dalla programmazione all’esecuzione, dalla verifica alla rendicontazione, è monitorata e misurata attraverso KPI tecnico-economici. Questo permette di disporre di tutti i dati necessari per una gestione strategica e migliorare continuamente l’erogazione della attività in appalto.
Il Portale Unico permette, infatti, di monitorare costantemente l’andamento tecnico-economico dei servizi in appalto, riducendo i rischi di mancata performance e adattando i servizi alle esigenze dinamiche di un ambiente ospedaliero di alta complessità.
I vantaggi
Numerosi i vantaggi, che si riflettono sia nella gestione interna del Policlinico che nell'esperienza dei pazienti.
Maggiore efficienza
nella gestione e monitoraggio dei servizi, con un controllo più accurato delle risorse impiegate e dei tempi di intervento.
Riduzione dei tempi di risposta
e miglioramento della qualità dei servizi, grazie a una gestione più snella e centralizzata.
Trasparenza e tracciabilità
delle attività, con una chiara visibilità sui risultati qualitativi e quantitativi ottenuti, fino alla rendicontazione economica.
Miglioramento della comunicazione
tra i vari reparti, semplificando la collaborazione e l’interazione tra le diverse aree operative.
L’implementazione del nuovo Portale Unico, in definitiva, non solo migliora la qualità dei servizi, ma responsabilizza le parti coinvolte, favorendo un approccio collaborativo orientato al miglioramento continuo, con un impatto positivo sul benessere dei pazienti e sull’efficienza dell'intero sistema ospedaliero.
“Sin da subito ci siamo concentrati nello sviluppo di strumenti di “gestione” del contratto che contribuissero a costruire l’ecosistema digitale dell’azienda. - La complessità congenita in tali progetti ci ha fatto spaziare dal monitoraggio dei livelli di servizio, alla tracciabilità della gestione economica del contratto, all’inserimento di nuove tecnologie di tracciatura dei processi. Lo sforzo immesso, in questi mesi, per lo sviluppo dello strumento informatico ha coinvolto in maniera importante tutta la struttura complessa “Gestione Servizi & Operation” ma abbiamo sempre trovato una pronta risposta ed una ottima collaborazione con il team di sviluppo di Progetto Sintesi.”
Diego Lauritano
Direttore della UOC Gestione serivzi e Operation del Sant’Orsola
”Alla scelta innovativa del Policlinico di gestire in modo integrato e con un unico interlocutore una pluralità di servizi diversi ha corrisposto una innovativa infrastruttura informatica, capace di rispondere alle esigenze di una articolata struttura ospedaliera con una approccio data-driven. Quanto realizzato al Sant’Orsola, grazie alla proficua collaborazione con eFM e al contributo fattivo del cliente, dimostra quanto sia importante la transizione digitale anche nei servizi di supporto all’attività sanitaria.”
Antonella Sangiorgi
Chief Information Officer di Rekeep
Ospedali e strutture sanitarie Persone
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