Organisme de Vigilance

À l’Organisme de Vigilance est confiée, sur un plan général, la fonction de :

• veiller à l’efficacité du modèle qui se concrétise dans le contrôle de la cohérence entre les comportements concrets et le Modèle adopté ;
• vérifier l’adéquation du modèle, à savoir sa capacité réelle (et non pas purement formelle) de prévenir, en général, les comportements non désirés ;

analyser le maintien dans le temps des conditions requises de solidité et de fonctionnalité du modèle :

• même en faisant appel aux différentes fonctions impliquées, évaluer la nécessité de proposer au Conseil d’administration d’éventuelles mises à jour du Modèle, dérivant de l’évolution de structure organisationnelle ou du fonctionnement de l’entreprise et des éventuelles modifications législatives ;
• veiller à l’adéquation du système des délégations et des responsabilités attribuées afin de garantir l’efficacité du Modèle.

Sur un plan opérationnel, l’Organisme de Vigilance a pour tâche :

• d’élaborer et de déployer un programme de vérifications périodiques sur l’application effective des procédures entrepreneuriales de contrôle dans les “Activités Sensibles” et sur leur efficacité, en tenant compte de la responsabilité primaire sur le contrôle des activités qui doit rester déférée au management opérationnel et faire partie intégrante des processus de l’entreprise ;
• collecter, élaborer et conserver les informations importantes concernant le respect du Modèle, et si nécessaire, mettre à jour la liste d’informations qui doivent être obligatoirement transmises audit Organisme de Vigilance ou mises à sa disposition ;
• effectuer le suivi des Activités Sensibles. Pour ce faire, l’Organisme de Vigilance est constamment informé de l’évolution des activités dans les zones à risque susdites, et a libre accès à toute la documentation de la société. Tout le personnel doit signaler à l’Organisme de Vigilance les éventuelles situations de l'activité entrepreneuriale susceptibles d’exposer la société au risque de délit ;
• effectuer les enquêtes opportunes pour la constatation de présumées violations des dispositions du Modèle ;
• vérifier que les éléments prévus par le Modèle pour les différentes typologies de délits (par ex. adoption de clauses standards, application de procédures, ségrégation des responsabilités, etc.) soient appropriés et répondent aux exigences de respect de ce qu’édicte le Décret, en demandant, dans le cas contraire, une mise à jour desdits éléments ;
• en faisant appel à la collaboration des responsables des différents secteurs de la société, promouvoir les initiatives pour la diffusion de la connaissance et de la compréhension du Modèle auprès de l’ensemble du personnel ;
• se coordonner avec les responsables des différents secteurs de la société pour assurer la préparation de la documentation organisationnelle interne utile au fonctionnement du Modèle, contenant les instructions, les explications ou les mises à jour.

La Société ne figurant pas parmi les destinataires, précisément listés par l’article 10 et subséquents du Décret législatif 231/2007 en matière d’antirecyclage, l’Organisme de Vigilance n’est pas soumis aux devoirs de communication prévus par l’art. 52 du même Décret. Toutefois, en cas de prise de connaissance, au cours de ses activités, d’événements sensibles par rapport aux cas de délits prévus par l’art. 25-octies du Décret législatif 231/2001, l’Organisme de Vigilance est tenu d’évaluer sans délais la situation et d’entreprendre toutes les actions qu’il jugera opportunes (communications au Conseil d’administration, mise en place du système de sanction, etc.).

L’Organisme de Vigilance, afin de pouvoir honorer ses engagements de manière exhaustive, doit :

• avoir libre accès à toutes les fonctions de la Société, sans communication préalable et sans besoin de consentement, afin d’obtenir toute information ou donnée jugée nécessaire pour l’accomplissement des tâches prévues par le Décret ;
• faire appel – sous sa surveillance et responsabilité directes - dans le cadre des fonctions qui lui ont été confiées, à la collaboration de toutes les fonctions et structures de la Société ou de consultants externes, et à leurs compétences et professionnalisme ;
• disposer d’un budget défini par le Conseil d’administration dans le cadre du processus annuel de rédaction d’un budget apte à soutenir les décisions de dépenses nécessaires pour accomplir leurs fonctions (consultants spécialisés, missions et déplacements, mises à jour, etc.) ;

L’attribution du budget permet à l’Organisme de Vigilance d’intervenir de manière autonome et avec les instruments dédiés pour accomplir efficacement la mission impartie par le présent Modèle, conformément au Décret législatif 231/2001 ;

• prévoir ses activités sans l’intervention d’aucun autre organisme ou structure de la société en répondant uniquement au Conseil d’administration.