Organismo di Vigilanza

All’Organismo di Vigilanza è affidato, sul piano generale, il compito di:

• vigilare sull’effettività del modello, che si sostanzia nella verifica della coerenza tra i comportamenti concreti ed il Modello adottato;
• verificare in merito all’adeguatezza del modello, ossia della sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire, in linea di massima, i comportamenti non voluti.

Analizzare il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello:

• anche avvalendosi delle varie funzioni coinvolte, valutare la necessità di proporre al Consiglio di Amministrazione eventuali aggiornamenti del Modello, conseguenti all’evoluzione della struttura organizzativa o dell’operatività aziendali ed a eventuali modifiche normative;
• vigilare sulla congruità del sistema delle deleghe e delle responsabilità attribuite, al fine di garantire l’efficacia del Modello.

Su un piano operativo, è affidato all’Organismo di Vigilanza di Rekeep il compito di:

• elaborare ed implementare un programma di verifiche periodiche sull’effettiva applicazione delle procedure aziendali di controllo nelle “Attività Sensibili” e sulla loro efficacia, tenendo presente che la responsabilità primaria sul controllo delle attività resta comunque demandata al management operativo e forma parte integrante dei processi aziendali;
• raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché, ove necessario, aggiornare la lista di informazioni che devono essere allo stesso Organismo di Vigilanza obbligatoriamente trasmesse o tenute a sua disposizione;
• effettuare il monitoraggio delle Attività Sensibili. A tal fine, l’Organismo di Vigilanza viene tenuto costantemente informato sull’evoluzione delle attività nelle suddette aree a rischio, ed ha libero accesso a tutta la documentazione aziendale. All’Organismo di Vigilanza devono essere inoltre segnalate da parte di tutto il personale, eventuali situazioni dell’attività aziendale che possano esporre l’azienda al rischio di reato;
• condurre le opportune indagini interne per l’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del Modello;
• verificare che gli elementi previsti dal Modello per le diverse tipologie di reati (ad es. adozione di clausole standard, espletamento di procedure, segregazione delle responsabilità, ecc.) siano comunque adeguati e rispondenti alle esigenze di osservanza di quanto prescritto dal Decreto, provvedendo, in caso contrario, a richiedere un aggiornamento degli elementi stessi;
• avvalendosi anche della collaborazione dei diversi responsabili delle varie funzioni aziendali, promuovere idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello stesso presso tutto il personale;
• coordinarsi con i diversi responsabili delle varie funzioni aziendali per assicurare la predisposizione della documentazione organizzativa interna necessaria al fine del funzionamento del Modello stesso, contenente istruzioni, chiarimenti o aggiornamenti.

Non essendo la Società tra i destinatari, puntualmente elencati dagli artt. 10 e seguenti, del d.lgs. 231/2007 in materia di antiriciclaggio, l’Organismo di Vigilanza non è soggetto ai doveri di comunicazione previsti dall’art. 52 dello stesso decreto. Tuttavia, nel caso in cui venga a conoscenza, nel corso delle sue attività, di accadimenti sensibili rispetto alle fattispecie di reato previste all’art. 25-octies del d.lgs. 231/2001, l’Organismo di Vigilanza è tenuto a valutare tempestivamente la situazione e intraprendere tutte la azioni che riterrà opportune (comunicazioni al Consiglio di Amministrazione, attivazione del sistema sanzionatorio, ecc.).

L’Organismo di Vigilanza, al fine di poter assolvere in modo esaustivo ai propri compiti:

• libero accesso presso tutte le funzioni della Società, senza preventiva informativa e senza necessità di alcun consenso preventivo, al fine di ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal Decreto;
• può giovarsi – sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità – nello svolgimento dei compiti affidatigli, della collaborazione di tutte le funzioni e strutture della Società ovvero di consulenti esterni, avvalendosi delle rispettive competenze e professionalità;
• dispone di un budget definito dal Consiglio di Amministrazione nell’ambito dell’annuale processo di budgeting idoneo a supportare le decisioni di spesa necessarie per assolvere alle proprie funzioni (consulenze specialistiche, missioni e trasferte, aggiornamento, ecc.).

L’assegnazione del budget permette all’Organismo di Vigilanza di operare in autonomia e con gli strumenti opportuni per un efficace espletamento del compito assegnatogli dal presente Modello, secondo quanto previsto dal d.lgs. 231/2001.

• pone in essere le proprie attività senza il sindacato di alcun altro organismo o struttura aziendale, rispondendo al solo Consiglio di Amministrazione.